설명서 팀 : 작업 위임 방법

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사실을 받아 들일 시간입니다. 혼자서 할 수는 없습니다. 숙련되고 작업 지향적이므로 여러 프로젝트를 한 번에 저글링하면 많은 비용이 발생할 수 있습니다. 다른 사람들이 당신을 도울 수있게하고 어깨에서 약간의 압력을 가해 야합니다.

그러나 작업을 위임하는 것은 들리는 것처럼 간단하지 않습니다. 최상의 결과를 얻으려면 작업에 대한 완벽한 기술 작가를 찾아야합니다. 예를 들어 시간이 촉박 한 경우 작업량이 가장 적고 작업 속도가 가장 빠른 기록기를 찾으십시오.

그러나 가장 중요한 것은 전체 사용자 문서화 프로세스를 미세하게 관리하거나 팀을 제대로 감독하지 못하는 두 가지 함정 중 하나에 속하지 않아야합니다.

이 기사에서는 이러한 시나리오 중 하나에 걸리지 않도록하는 방법에 대해 설명합니다.

위임의 기초

팀에 명확한 작업을 할당하고 기대치를 표현하며 마감일을 정하는 방법을 배워야합니다. 또한 작업을 완료 한 사람에게 자율권을 부여하면서도 여전히 감독 할 수있는 추적 시스템을 구현해야합니다.

그래도 잘못 생각하지 마십시오. 귀하는 여전히 작업 과정의 일부이며 질문이있을 경우 팀을 위해 준비해야합니다. 사용자 문서는 주제 나 내용의 의도에 따라 많은 복잡한 형식을 취할 수 있으므로 특정 프로젝트에서 두 명 이상의 사람을 할당해야 할 수도 있습니다.

관리자가 팀의 기능이 무엇인지 아는 것이 매우 중요합니다. 기술 작성자가 자신의 팀을 분석 할 수있는 핵심 기술에 대한 블로그 게시물을 사용해보십시오. 이 사진을 마음에 담는 것이 항상 도움이됩니다.

위임의 다섯 단계

다음은 위임 프로세스를 완화하고 불편을 피하는 데 도움이되는 몇 가지 사항입니다.

  • 과제는 개별적입니다. 팀에게해야 할 일을 말할 때 각 작업을 한 사람에게 직접 할당하고 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하는 것이 더 효율적입니다. 직무를 완수 할 수 있도록 명확하고 정확한 지침을 제공하십시오. 예를 들어 한 사람은 새로운 주제를 작성하고 다른 사람은 자습서 비디오를 작성하는 등의 책임을집니다.
  • 더 큰 그림을 제시하십시오 : 목표가 무엇인지 아는 경우 항상 무언가를 다루는 것이 더 쉽습니다. 특히 지식 기반 만들기와 같은 복잡한 작업에 대해 이야기 할 때 각 팀원은 제공해야하는 결과를 알고 있어야합니다.
  • 기한을 정하고 그들에게 고착하십시오 : 팀이 처음부터 무언가를 할 수있는 시간을 알려주는 것이 매우 중요합니다. 비즈니스의 다른 프로세스와 관련하여 제 시간에 업무를 처리하는 것의 중요성을 설명하십시오.
  • 정기적으로 보고서 사용 : 위임 할 때 각 작업을 완료하는 데 적극적으로 참여하지는 않지만 진행 상황을 이해해야합니다. 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 팀 구성원에게 작업 상태에 대한 보고서를 제공하도록 요청하는 것입니다. 따라서 프로세스에 대한 개요를 갖고 필요할 때마다 개입 할 수 있으므로 문서 계획 내에서 유지할 수 있습니다.
  • 그들에게 연락 할 수있는 방법을 알려주십시오. 이상적으로는 주별 회의가 팀과 대화 할 수있는 유일한 기회가되어서는 안됩니다. 그들은 어떤 일이 발생하면 빨리 당신을 붙잡을 수 있음을 알아야합니다.

이러한 정보의 대부분을 한 곳에 보관하는 것이 좋습니다. 따라서 직원에게 참조 할 문서를 제공 할 문서 계획을 작성하십시오.

작업 환경에 추가주의를 기울이십시오. 더 빠르고 정확한 위임을위한 모든 도구를 갖추십시오. 많은 도움말 제작 도구에는 ClickHelp의 팀워크 기능과 같이 팀 워크 플로를 개선하고보다 효율적인 작업 위임을 허용하는 기능이 포함되어 있습니다.

신뢰에 관한 것입니다

위임이 관리자가 아무 작업도하지 않는다는 의미는 아닙니다. 최종 결과 자체와 더 관련이 있습니다.

대표자와 팀간에 신뢰 수준이 존재해야합니다. 이를 대체 할 수있는 관리 기술은 없습니다.

당신의 기술적 인 작문에 행운을 빕니다!
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